లెడ్జర్ కొనండి
కొనుగోలు లెడ్జర్ అనేది ఒక సులెడ్జర్, దీనిలో కొనుగోళ్లు నమోదు చేయబడతాయి. కొనుగోలు లెడ్జర్ అకౌంటింగ్ విభాగం యొక్క డేటాబేస్లో భాగం; ఇది కొనుగోలు విభాగం చేత నిర్వహించబడదు. ఒక సంస్థ తన సరఫరాదారులతో గడిపిన మొత్తాల రికార్డును ఒక ప్రదేశంలో వేరు చేయడానికి లెడ్జర్ ఉపయోగపడుతుంది. కొనుగోలు లెడ్జర్ ఏ కొనుగోళ్లకు చెల్లించబడిందో మరియు ఏ కొనుగోళ్లు అత్యుత్తమంగా ఉన్నాయో చూపిస్తుంది. కొనుగోలు లెడ్జర్‌లోకి ప్రవేశించిన ఒక సాధారణ లావాదేవీ చెల్లించవలసిన ఖాతాను రికార్డ్ చేస్తుంది, తరువాత చెల్లింపు లావాదేవీ ద్వారా చెల్లించవలసిన ఖాతాను తొలగిస్తుంది. అందువల్ల, ఎప్పుడైనా లెడ్జర్‌లో చెల్లించవలసిన ఖాతా చెల్లించవలసిన బ్యాలెన్స్ ఉండవచ్చు.
కొనుగోలు పరిమాణం చాలా తక్కువగా ఉంటే, అప్పుడు కొనుగోలు లెడ్జర్ అవసరం లేదు. బదులుగా, ఈ సమాచారం నేరుగా సాధారణ లెడ్జర్‌లో నమోదు చేయబడుతుంది.
మీరు కొనుగోలు లెడ్జర్ యొక్క మాన్యువల్ రికార్డ్‌ను నిర్వహిస్తుంటే, అది సూచించిన దానికంటే ఎక్కువ సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటుంది. మానవీయంగా తయారుచేసిన కొనుగోలు లెడ్జర్‌లోని డేటా ఫీల్డ్‌లు ప్రతి లావాదేవీకి కింది సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు:
కొనిన తేదీ
సరఫరాదారు కోడ్ (లేదా పేరు)
సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ సంఖ్య
ఆర్డర్ సంఖ్యను కొనండి (ఉపయోగించినట్లయితే)
కొనుగోలు చేసిన వస్తువు కోసం కోడ్‌ను గుర్తించడం (ఐటమ్ మాస్టర్ కోడ్ లేదా సరఫరాదారు యొక్క రిఫరెన్స్ నంబర్ కావచ్చు)
డబ్బులు చెల్లించబడినవి
అమ్మకపు పన్ను చెల్లించబడింది
చెల్లింపు జెండా (చెల్లింపు లేదా కాదా అని చెబుతుంది)
కొనుగోలు లెడ్జర్‌లో నమోదు చేయబడిన ప్రాథమిక పత్రం సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్. అలాగే, తిరిగి వచ్చిన వస్తువులు లేదా రవాణాలో దెబ్బతిన్న వస్తువుల కోసం సరఫరాదారులు వ్యాపారానికి తిరిగి క్రెడిట్ ఇస్తే, మీరు కొనుగోలు లెడ్జర్‌లో సరఫరాదారులు జారీ చేసిన క్రెడిట్ మెమోలను కూడా రికార్డ్ చేస్తారు. వాల్యూమ్ డిస్కౌంట్ కోసం క్రెడిట్ మెమో కూడా జారీ చేయబడవచ్చు, అయినప్పటికీ ఈ క్రెడిట్ మొత్తం అనేక కొనుగోళ్లకు వర్తిస్తుంది మరియు వ్యక్తిగత కొనుగోలు లావాదేవీకి తిరిగి గుర్తించబడదు.
కొనుగోలు లెడ్జర్‌లోని సమాచారం క్రమానుగతంగా సమగ్రపరచబడుతుంది మరియు సాధారణ లెడ్జర్‌లోని ఖాతాకు పోస్ట్ చేయబడుతుంది, దీనిని నియంత్రణ ఖాతా అంటారు. కొనుగోలు లెడ్జర్‌లో సాధారణంగా నిల్వ చేయబడిన భారీ మొత్తంలో సమాచారంతో సాధారణ లెడ్జర్‌ను అస్తవ్యస్తం చేయకుండా ఉండటానికి కొనుగోలు లెడ్జర్ నియంత్రణ ఖాతా ఉపయోగించబడుతుంది. పోస్ట్ చేసిన వెంటనే, నియంత్రణ ఖాతాలోని బ్యాలెన్స్ కొనుగోలు లెడ్జర్‌లోని బ్యాలెన్స్‌తో సరిపోలాలి. నియంత్రణ ఖాతాలో వివరణాత్మక లావాదేవీలు నిల్వ చేయబడనందున, కొనుగోలు లావాదేవీలను పరిశోధించాలనుకునే ఎవరైనా వాటిని కనుగొనడానికి కంట్రోల్ ఖాతా నుండి కొనుగోలు లెడ్జర్‌కు క్రిందికి రంధ్రం చేయాలి.
పుస్తకాలను మూసివేసే ముందు మరియు అకౌంటింగ్ వ్యవధి ముగింపులో ఆర్థిక నివేదికలను రూపొందించే ముందు, మీరు కొనుగోలు లెడ్జర్‌లోని అన్ని ఎంట్రీలను పూర్తి చేయాలి, ఆ కాలానికి లెడ్జర్‌ను మూసివేయాలి మరియు కొనుగోలు లెడ్జర్ నుండి సాధారణ లెడ్జర్‌కు మొత్తాలను పోస్ట్ చేయాలి.
ఇలాంటి నిబంధనలు
కొనుగోలు లెడ్జర్‌ను కొనుగోలు సులెడ్జర్ లేదా కొనుగోలు సబ్‌కౌంట్ అని కూడా అంటారు.
