నగదు రసీదుల విధానం
నగదును స్వీకరించే ప్రక్రియ అత్యంత రెజిమెంటెడ్, ఎందుకంటే చెక్కులను ప్రాసెస్ చేసే పని నియంత్రణలతో లోడ్ అవుతుంది. చెక్కులు సరిగ్గా నమోదు చేయబడిందని, వెంటనే జమ అవుతాయని మరియు ఈ ప్రక్రియలో ఎక్కడా దొంగిలించబడలేదని లేదా మార్చబడలేదని నిర్ధారించడానికి అవి అవసరం. చెక్ రసీదుల ప్రాసెసింగ్ విధానం క్రింద వివరించబడింది:
చెక్కులు మరియు నగదును రికార్డ్ చేయండి. రోజువారీ మెయిల్ డెలివరీ వచ్చినప్పుడు, అందుకున్న అన్ని చెక్కులను మరియు నగదును మెయిల్‌రూమ్ చెక్ రశీదుల జాబితాలో రికార్డ్ చేయండి. అందుకున్న ప్రతి చెక్కు కోసం, చెల్లించే పార్టీ పేరు, చెక్ నంబర్ మరియు చెల్లించిన మొత్తాన్ని ఫారమ్‌లో పేర్కొనండి. రశీదు నగదులో ఉంటే, చెల్లించే పార్టీ పేరును పేర్కొనండి, “నగదు?” తనిఖీ చేయండి. పెట్టె మరియు చెల్లించిన మొత్తం. అన్ని లైన్ అంశాలు పూర్తయిన తర్వాత, ఫారమ్ దిగువన ఉన్న “మొత్తం రశీదులు” ఫీల్డ్‌లో గ్రాండ్ టోటల్‌ను నమోదు చేయండి. ఫారమ్‌లో సంతకం చేసి, చెక్కులు మరియు నగదు అందుకున్న తేదీని పేర్కొనండి. అలాగే, “డిపాజిట్ కోసం మాత్రమే” స్టాంప్ మరియు అందుకున్న ప్రతి చెక్కులో కంపెనీ బ్యాంక్ ఖాతా నంబర్; ఎవరైనా చెక్కును తీయడం మరియు దానిని వేరే బ్యాంకు ఖాతాలో జమ చేయడం మరింత కష్టతరం చేస్తుంది.
ఫార్వార్డ్ చెల్లింపులు. అన్ని చెక్కులు, నగదు మరియు మెయిల్‌రూమ్ చెక్ రశీదు జాబితా కాపీని సురక్షితమైన ఇంటర్‌ఆఫీస్ మెయిల్ పర్సులో చేర్చండి. అకౌంటింగ్ విభాగంలో క్యాషియర్‌కు చేతితో అందజేయండి. క్యాషియర్ పర్సులో ఉన్న అన్ని వస్తువులను మెయిల్‌రూమ్ చెక్ రశీదు జాబితాకు సరిపోలుస్తుంది, జాబితా యొక్క కాపీని ప్రారంభిస్తుంది మరియు ఇంటర్‌ఆఫీస్ మెయిల్ ద్వారా కాపీని మెయిల్‌రూమ్‌కు తిరిగి ఇస్తుంది. అప్పుడు మెయిల్‌రూమ్ సిబ్బంది ప్రారంభించిన కాపీని తేదీ ద్వారా ఫైల్ చేస్తారు.
ఇన్వాయిస్లకు నగదు వర్తించండి. అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ప్రాప్యత చేయండి, సంబంధిత కస్టమర్ కోసం చెల్లించని ఇన్‌వాయిస్‌లను పిలవండి మరియు కస్టమర్ నుండి ప్రతి చెల్లింపుతో పాటు చెల్లింపుల సలహాపై సూచించిన ఇన్వాయిస్లకు నగదును వర్తించండి. ఏ ఇన్వాయిస్ జమ అవుతుందనే సూచనలు లేనట్లయితే, చెల్లింపును ప్రత్యేక సస్పెన్స్ ఖాతాలో లేదా దరఖాస్తు చేయని విధంగా రికార్డ్ చేయండి కాని అది వచ్చిన కస్టమర్ ఖాతాలోనే. తరువాతి పరిస్థితిలో, చెక్ యొక్క ఫోటోకాపీని తయారు చేసి, తరువాత తేదీలో దరఖాస్తు ప్రయోజనాల కోసం అలాగే ఉంచండి, తద్వారా చెక్ ప్రస్తుత తేదీన జమ చేయవచ్చు.
ఇతర నగదును రికార్డ్ చేయండి (ఐచ్ఛికం). స్వీకరించదగిన చెల్లించని ఖాతాలకు సంబంధించిన కొన్ని నగదు లేదా చెక్కులు అప్పుడప్పుడు వస్తాయి. ఉదాహరణకు, కస్టమర్ ముందస్తు చెల్లింపు లేదా డిపాజిట్ తిరిగి రావచ్చు. ఈ సందర్భాలలో, చెల్లింపుకు సరైన పత్రాలతో పాటు, అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో రశీదును రికార్డ్ చేయండి.
నగదు జమ చేయండి. అన్ని చెక్కులు మరియు నగదును డిపాజిట్ స్లిప్‌లో రికార్డ్ చేయండి. డిపాజిట్ స్లిప్‌లోని మొత్తాన్ని మెయిల్‌రూమ్ చెక్ రసీదుల జాబితాలో పేర్కొన్న మొత్తంతో పోల్చండి మరియు ఏవైనా తేడాలు ఉంటే సరిచేసుకోండి. అప్పుడు చెక్కులు మరియు నగదును లాక్ చేసిన పర్సులో నిల్వ చేసి బ్యాంకుకు రవాణా చేయండి.
బ్యాంక్ రశీదుతో సరిపోలండి. చెక్కులు మరియు నగదు అందిన తరువాత, బ్యాంక్ దాని కోసం రశీదు ఇస్తుంది. క్యాషియర్ కాకుండా మరొకరు ఈ రశీదును డిపాజిట్ స్లిప్‌లోని మొత్తంతో పోల్చాలి మరియు ఏదైనా తేడాలను సరిచేసుకోవాలి. మ్యాచింగ్ దశ పూర్తయిందని రుజువుగా, డిపాజిట్ స్లిప్ యొక్క కాపీకి రశీదును ప్రధానంగా ఉంచడానికి మరియు పత్రాలను దాఖలు చేయడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది.
