చెల్లించవలసిన ఖాతాలు
చెల్లించవలసిన ఫంక్షన్లలో నష్టాల ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి ఖాతాలు చెల్లించవలసిన నియంత్రణలు ఉపయోగించబడతాయి. చెల్లించవలసిన నియంత్రణలు మూడు సాధారణ వర్గాలుగా విభజించబడ్డాయి, అవి చెల్లించాల్సిన వ్యాపారం యొక్క బాధ్యతను ధృవీకరిస్తున్నాయి, చెల్లించవలసిన డేటాను కంప్యూటర్ సిస్టమ్‌లోకి నమోదు చేయడం మరియు సరఫరాదారులకు చెల్లించడం. నియంత్రణలు క్రింది విధంగా ఉన్నాయి:
చెల్లింపు నియంత్రణలకు బాధ్యత
చెల్లించాల్సిన బాధ్యత యొక్క ధృవీకరణ అనేక నియంత్రణలలో ఒకటి ద్వారా సాధించవచ్చు. వారు:
ఇన్వాయిస్ ఆమోదం. చెల్లింపుకు అధికారం ఇచ్చే వ్యక్తి సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్కు అతని లేదా ఆమె ఆమోదాన్ని సూచిస్తుంది. ఏదేమైనా, సరుకు లేదా సేవలను అందుకున్నారా, లేదా ధరలు వసూలు చేయబడితే కంపెనీ మొదట అంగీకరించినదా అని చెప్పడానికి మార్గం లేనందున, ఆమోదం సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ మాత్రమే చూస్తే ఇది చాలా బలహీనమైన నియంత్రణ. ఏ సాధారణ లెడ్జర్ ఖాతా వసూలు చేయబడుతుందో కూడా ఆమోదం తెలుసుకోవాలనుకోవచ్చు. పర్యవసానంగా, చెల్లించవలసిన సిబ్బంది మొదట సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ను సమీకరించడం, కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను అధికారం చేయడం మరియు డాక్యుమెంటేషన్‌ను ప్యాకెట్‌లోకి స్వీకరించడం మంచిది, ఆపై ఇన్వాయిస్ను సంతకం చేయాల్సిన ఖాతా నంబర్‌తో కూడిన సంతకం బ్లాక్‌తో స్టాంప్ చేసి, ఆపై ఆమోదం కలిగి ఉండటం మంచిది. దాన్ని సమీక్షించండి. ఈ విధానం సమీక్షకులకు పని చేయడానికి పూర్తి సమాచారం ఇస్తుంది.
కొనుగోలు ఆర్డర్ ఆమోదం. కొనుగోలు విభాగం చేసిన ప్రతి కొనుగోలుకు కొనుగోలు ఆర్డర్‌ను జారీ చేస్తుంది. అలా చేయడం ద్వారా, కొనుగోలు సిబ్బంది, సారాంశంలో, వారు చేసే ముందు అన్ని ఖర్చులను ఆమోదించడం, ఇది కొన్ని ఖర్చులు ఎప్పుడూ జరగకుండా నిరోధించవచ్చు. ఈ నియంత్రణ కొనుగోలు సిబ్బందిచే గణనీయమైన పనిని కలిగి ఉన్నందున, వారు అధికారిక కొనుగోలు అభ్యర్థన ఫారంలో వస్తువులను అభ్యర్థించమని ఉద్యోగులను అడుగుతారు.
పూర్తి a మూడు-మార్గం మ్యాచ్. చెల్లించాల్సిన సిబ్బంది సరఫరాదారు ఇన్‌వాయిస్‌తో సంబంధిత కొనుగోలు ఆర్డర్‌తో మరియు చెల్లింపుకు అధికారం ఇచ్చే ముందు రశీదు రుజువుతో సరిపోలుతారు. ఈ విధానం వ్యక్తిగత ఇన్వాయిస్ ఆమోదం యొక్క అవసరాన్ని అధిగమిస్తుంది, ఎందుకంటే ఆమోదం బదులుగా కొనుగోలు క్రమం మీద ఆధారపడి ఉంటుంది. కొనుగోలు ఆర్డర్ ఆధారంగా మాత్రమే ఆమోదించడం కంటే ఇది మంచిది, ఎందుకంటే ఇది వస్తువుల రసీదును కూడా ధృవీకరిస్తుంది. అయినప్పటికీ, ఇది చాలా నెమ్మదిగా ఉంటుంది మరియు వ్రాతపని లేకపోతే విచ్ఛిన్నమవుతుంది.
మాన్యువల్ నకిలీ చెల్లింపు శోధన. కంప్యూటరీకరించిన చెల్లింపుల వ్యవస్థ నకిలీ ఇన్వాయిస్ నంబర్ల కోసం స్వయంచాలక శోధనను నిర్వహిస్తుంది. పూర్తిగా మాన్యువల్ అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో ఇది చాలా కష్టమైన ప్రయత్నం. ఈ సందర్భంలో, చెల్లించవలసిన గుమస్తా విక్రేత ఫైల్ మరియు చెల్లించని ఇన్వాయిస్ ఫైల్ ద్వారా శోధించవచ్చు, సరఫరాదారు నుండి ఇప్పుడే అందుకున్న ఇన్వాయిస్ ఇప్పటికే చెల్లించబడిందో లేదో చూడవచ్చు. అనేక సందర్భాల్లో, ఇన్కమింగ్ సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్‌ల పరిమాణం ఇది చాలా కష్టతరం చేస్తుంది, చెల్లించాల్సిన సిబ్బంది నకిలీ ఇన్‌వాయిస్‌లను గుర్తించే ప్రయత్నాన్ని విరమించుకుంటారు మరియు అలాంటి వస్తువులకు అప్పుడప్పుడు చెల్లిస్తారని అంగీకరిస్తారు.
డేటా ఎంట్రీ నియంత్రణలు
అన్ని సరఫరాదారుల ఇన్వాయిస్‌లు చెల్లించవలసిన ఖాతాల చెల్లింపు వ్యవస్థలో నమోదు చేయబడిందని నిర్ధారించడానికి అనేక మార్గాలు ఉన్నాయి, అయినప్పటికీ ఈ నియంత్రణలు వివిధ స్థాయిలలో విజయవంతమవుతాయి. నియంత్రణలు:
ఆమోదం తర్వాత రికార్డ్ చేయండి. ఈ నియంత్రణ వ్యవస్థలోకి ప్రవేశించే ముందు ప్రతి ఇన్వాయిస్ ఆమోదం ధృవీకరించడానికి చెల్లించవలసిన ఖాతాలను బలవంతం చేస్తుంది.
ఆమోదానికి ముందు రికార్డ్ చేయండి. ఈ నియంత్రణ చెల్లించాల్సిన అధికారాన్ని పొందడం కంటే సరఫరాదారులకు చెల్లించడంలో ఎక్కువ ప్రాధాన్యతనిస్తుంది, ఎందుకంటే అందుకున్న ప్రతి ఇన్వాయిస్ ఒకేసారి చెల్లించవలసిన వ్యవస్థలో నమోదు చేయబడుతుంది. కొనుగోలుకు అధికారం ఇవ్వడానికి కొనుగోలు ఆర్డర్లు ఇప్పటికే ఉపయోగించబడిన చోట ఈ నియంత్రణ ఉత్తమంగా పనిచేస్తుంది.
ఇన్వాయిస్ నంబరింగ్ మార్గదర్శకాన్ని అనుసరించండి. చెల్లించవలసిన డేటా ఎంట్రీ ప్రాంతంలో అతిపెద్ద సమస్య నకిలీ చెల్లింపులు. చాలా కంపెనీలు నకిలీ ఇన్‌వాయిస్‌లను స్వయంచాలకంగా గుర్తించే మరియు నకిలీ చెల్లింపులను నిరోధించే అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగిస్తున్నందున ఇది సమస్యగా కనిపించదు. అయితే, ఇన్వాయిస్ సంఖ్యలు ఎలా నమోదు చేయబడతాయనే దానిపై అస్థిరత ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు ప్రముఖ సున్నాలతో లేదా అవి లేకుండా ఇన్వాయిస్ నంబర్ 0000078234 ను రికార్డ్ చేస్తున్నారా? అదే ఇన్వాయిస్ రెండుసార్లు చెల్లించవలసిన సిబ్బందికి సమర్పించినట్లయితే, మరియు అది ఒక సారి 0000078234 గా మరియు తదుపరిసారి 78234 గా నమోదు చేయబడితే, సిస్టమ్ వాటిని నకిలీ ఇన్వాయిస్లుగా ఫ్లాగ్ చేయదు. ఇన్వాయిస్ నంబర్‌లోని డాష్‌లతో అదే సమస్య తలెత్తుతుంది; 1234-999 యొక్క ఇన్వాయిస్ సంఖ్యను 1234-999 గా లేదా 1234999 గా నమోదు చేయవచ్చు.
ఆర్థిక నివేదికలలో బడ్జెట్‌తో సరిపోలండి. ఒక సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ తప్పు విభాగానికి తప్పుగా వసూలు చేయబడితే, ఫైనాన్షియల్ స్టేట్మెంట్లను పరిశీలించే డిపార్ట్మెంట్ మేనేజర్ వసూలు చేసిన మొత్తానికి మరియు బడ్జెట్కు మధ్య అసమానతను గుర్తించే అవకాశం ఉంది మరియు ఈ సమస్యను అకౌంటింగ్ విభాగం దృష్టికి తీసుకువస్తుంది.
చెల్లింపు నియంత్రణలు
దిగువ పేర్కొన్న నియంత్రణలలో ఎక్కువ భాగం చెక్ ద్వారా చెల్లింపుకు సంబంధించినది, ఎందుకంటే ఇది ఇప్పటికీ చెల్లింపు యొక్క ప్రధాన రూపం. నియంత్రణలు:
చెక్ ప్రింటింగ్ మరియు సంతకం విభజించండి. ఒక వ్యక్తి చెక్కులను సిద్ధం చేయాలి, మరియు వేరే వ్యక్తి సంతకం చేయాలి. అలా చేయడం ద్వారా, నగదు జారీపై క్రాస్ చెక్ ఉంటుంది.
అన్ని చెక్కులను లాక్ చేసిన ప్రదేశంలో నిల్వ చేయండి. ఉపయోగించని చెక్ స్టాక్ ఎల్లప్పుడూ లాక్ చేయబడిన ప్రదేశంలో నిల్వ చేయబడాలి. లేకపోతే, చెక్కులను దొంగిలించి మోసపూరితంగా నింపి క్యాష్ చేయవచ్చు. ఏదైనా సంతకం ప్లేట్లు లేదా స్టాంపులు కూడా లాక్ చేయబడిన ప్రదేశంలో నిల్వ చేయబడాలని దీని అర్థం.
ఉపయోగించిన చెక్ సంఖ్యల క్రమాన్ని ట్రాక్ చేయండి. చెక్ రన్ సమయంలో ఉపయోగించే చెక్ సంఖ్యల పరిధిని జాబితా చేసిన లాగిన్‌ను నిర్వహించండి. నిల్వలో ఏదైనా తనిఖీలు తప్పిపోయాయో లేదో తెలుసుకోవడానికి ఇది ఉపయోగపడుతుంది. ఈ చిట్టాను నిల్వ చేసిన చెక్కులతో ఉంచకూడదు, ఎందుకంటే ఎవరైనా చెక్కులను దొంగిలించే సమయంలో లాగ్‌ను దొంగిలించవచ్చు.
మాన్యువల్ చెక్ సంతకం అవసరం. ఒక సంస్థ అన్ని చెక్కులపై సంతకం చేయవలసి ఉంటుంది. ఇది వాస్తవానికి సాపేక్షంగా బలహీనమైన నియంత్రణ, ఎందుకంటే కొంతమంది చెక్ సంతకాలు చెక్కులు ఎందుకు జారీ చేయబడుతున్నాయో పరిశీలిస్తాయి మరియు చెల్లించిన మొత్తాలను అరుదుగా ప్రశ్నిస్తాయి. ఒక సంస్థ బదులుగా సంతకం ప్లేట్ లేదా స్టాంప్‌ను ఎంచుకుంటే, బలమైన కొనుగోలు ఆర్డర్ వ్యవస్థను కలిగి ఉండటం చాలా ముఖ్యం; చెల్లించవలసిన ప్రక్రియ ప్రవాహంలో ముందుగా కొనుగోలు ఆర్డర్లు జారీ చేయడం ద్వారా కొనుగోలు సిబ్బంది ఇన్వాయిస్‌ల యొక్క వాస్తవ ఆమోదకులు అవుతారు.
అదనపు చెక్ సంతకం అవసరం. చెక్ మొత్తం కొంత మొత్తానికి మించి ఉంటే, రెండవ చెక్ సంతకం అవసరం. ఈ నియంత్రణ బహుళ సీనియర్-స్థాయి వ్యక్తులకు చెల్లింపు చేయడాన్ని ఆపివేసే అవకాశాన్ని ఇస్తుంది. వాస్తవానికి, నియంత్రణ వాతావరణాన్ని నిజంగా బలోపేతం చేయకుండా చెల్లింపు ప్రక్రియలో మరొక దశను మాత్రమే ప్రవేశపెట్టే అవకాశం ఉంది.
