మూల పత్రం నిర్వచనం
వ్యాపార లావాదేవీ యొక్క వివరాలను కలిగి ఉన్న అసలు పత్రం మూలం పత్రం. పాల్గొన్న పార్టీల పేర్లు, చెల్లించిన మొత్తాలు (ఏదైనా ఉంటే), తేదీ మరియు లావాదేవీ యొక్క పదార్ధం వంటి లావాదేవీకి సంబంధించిన ముఖ్య సమాచారాన్ని ఒక మూల పత్రం సంగ్రహిస్తుంది. మూల పత్రాలు తరచూ ఒక ప్రత్యేక సంఖ్యతో గుర్తించబడతాయి, తద్వారా వాటిని అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో వేరు చేయవచ్చు. పత్రాల ప్రీ-నంబరింగ్ ముఖ్యంగా ఉపయోగపడుతుంది, ఎందుకంటే ఏదైనా పత్రాలు లేవా అని దర్యాప్తు చేయడానికి కంపెనీని అనుమతిస్తుంది.
సోర్స్ డాక్యుమెంట్‌లోని సమాచారం అకౌంటింగ్ సిస్టమ్‌లో రికార్డ్ చేయబడిన తర్వాత, సోర్స్ డాక్యుమెంట్ సులభంగా యాక్సెస్ కోసం సూచించబడుతుంది మరియు ఆర్కైవ్ చేయబడుతుంది. గత సంవత్సరంలో ఉత్పత్తి చేయబడిన పత్రాలు సాధారణంగా సైట్‌లో నిల్వ చేయబడతాయి, పాత పత్రాలు తక్కువ ఖరీదైన ఆఫ్-సైట్ నిల్వ సౌకర్యాలలో నిల్వ చేయబడతాయి.
ఆడిటర్లకు మూల పత్రాలు కీలకం, రికార్డ్ చేసిన లావాదేవీలు వాస్తవానికి జరిగాయని వాటిని సాక్ష్యంగా ఉపయోగిస్తారు. కంపెనీలు తమ వ్యాపార భాగస్వాములతో వ్యవహరించేటప్పుడు, సాధారణంగా చెల్లింపులకు సంబంధించి ఒక మూల పత్రాన్ని రుజువుగా ఉపయోగిస్తారు. మూల పత్రాల ఉదాహరణలు:
చెక్ రద్దు చేయబడింది
జమ రశీదు
డిపాజిట్ స్లిప్
ఖర్చు నివేదిక
ఇన్వాయిస్
మెటీరియల్స్ అభ్యర్థన రూపం
కొనుగోలు ఆర్డర్
టైమ్ కార్డ్
అమ్మకాల రశీదు
స్పష్టమైన ప్రయోజనాల కోసం, మూల పత్రాల యొక్క ఎలక్ట్రానిక్ చిత్రాలు సాధారణంగా ఆమోదయోగ్యమైనవి, అయితే కొన్ని సందర్భాల్లో కాగితం ఆధారిత డాక్యుమెంటేషన్ ఇంకా అవసరం కావచ్చు.
సాధారణంగా సోర్స్ పత్రాలను చాలా సంవత్సరాలు నిలుపుకోవడం అవసరం. అంతర్గత రెవెన్యూ సేవ పేరోల్‌కు సంబంధించిన కొన్ని రకాల పత్రాల కోసం నిలుపుదల విరామాలను తప్పనిసరి చేస్తుంది. పత్రం యొక్క నిలుపుదల కాలానికి సంబంధించి ఏదైనా ప్రశ్న ఉంటే, పరిజ్ఞానం ఉన్న న్యాయవాదిని సంప్రదించండి.
