సేకరణ విధానం
సేకరణ సిబ్బంది అధిక సంఖ్యలో మీరిన ఇన్‌వాయిస్‌లతో వ్యవహరించవచ్చు. అలా అయితే, చెల్లింపు సమస్యలను పరిష్కరించడానికి సేకరణ మేనేజర్‌తో కస్టమర్లతో ప్రామాణిక పద్ధతిలో వ్యవహరించడానికి ఒక విధానం అవసరం. వివరణాత్మక సేకరణ విధానం క్రింద ఇవ్వబడింది. ఇక్కడ గుర్తించబడిన ప్రాసెస్ ప్రవాహం సాధారణంగా కస్టమర్‌తో పరస్పర చర్య యొక్క దశలను సూచిస్తుంది. ప్రతి ఇన్వాయిస్ యొక్క చెల్లింపు స్థితిని బట్టి ఈ దశలను మార్చవచ్చు, భర్తీ చేయవచ్చు లేదా తొలగించవచ్చు. దశలు:
మీరిన ఇన్వాయిస్లను కేటాయించండి (ఐచ్ఛికం). చెల్లింపు కోసం ఇన్వాయిస్ మీరినప్పుడు, సేకరణ కార్యకలాపాల కోసం సేకరణ గుమస్తాకి కేటాయించండి.
అనుమతించబడిన తగ్గింపులను ధృవీకరించండి (ఐచ్ఛికం). కస్టమర్ మార్కెటింగ్ ప్లాన్ కింద మినహాయింపు దావాను వివరించే ఫారమ్‌ను కస్టమర్ సమర్పించవచ్చు. అలా అయితే, క్లెయిమ్‌ను మార్కెటింగ్ మేనేజర్‌తో ధృవీకరించండి మరియు కస్టమర్ తీసుకున్న తగ్గింపులతో సరిపోల్చండి. అనుమతించిన తగ్గింపుకు తగ్గింపును గుర్తించగలిగితే, మినహాయింపు మొత్తాన్ని ఆఫ్‌సెట్ చేయడానికి క్రెడిట్ మెమో ఆమోదం ఫారమ్‌ను సమర్పించండి.
డన్నింగ్ అక్షరాలను జారీ చేయండి. నిర్ణీత వ్యవధిలో డన్నింగ్ అక్షరాలను ముద్రించడానికి అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగించండి, ప్రతి ఒక్కటి వినియోగదారులకు మీరిన ఇన్వాయిస్లను ఎత్తి చూపుతుంది. అక్షరాలను సమీక్షించండి మరియు ఇతర సేకరణ కార్యకలాపాలు ఇప్పటికే పురోగతిలో ఉన్న వాటిని సేకరించండి. కస్టమర్లకు ఇతర డన్నింగ్ అక్షరాలను మెయిల్ చేయండి లేదా ఇమెయిల్ చేయండి.
ప్రత్యక్ష పరిచయాన్ని ప్రారంభించండి. ఇంకా ఎక్కువ ఇన్‌వాయిస్‌లు మిగిలి ఉంటే, చెల్లింపు లేకపోవడానికి గల కారణాలను చర్చించడానికి వినియోగదారులను పిలవండి. ప్రతి కాల్ తరువాత, కాల్ వివరాలను రికార్డ్ చేయండి, తేదీ, సంప్రదించిన వ్యక్తి, ఆలస్యంగా చెల్లించడానికి ఇచ్చిన కారణాలు మరియు చెల్లించమని హామీ ఇచ్చారు.
చెల్లింపు ఏర్పాట్లను పరిష్కరించండి (ఐచ్ఛికం). ఎక్కువ చెల్లింపు వ్యవధిని అంగీకరించాల్సిన అవసరం ఉంటే, చేయవలసిన చెల్లింపుల నిబంధనలను, అలాగే చెల్లించాల్సిన వడ్డీని మరియు చెల్లింపు యొక్క వ్యక్తిగత హామీలను డాక్యుమెంట్ చేయండి.
క్రెడిట్ పరిమితిని సర్దుబాటు చేయండి (ఐచ్ఛికం). ఈ సమయంలో, కస్టమర్ యొక్క క్రెడిట్ పరిమితిని తగ్గించడం లేదా రద్దు చేయడం క్రమంలో ఉంటే క్రెడిట్ సిబ్బందికి సిఫారసు చేయడానికి కస్టమర్ యొక్క ఆర్థిక పరిస్థితి గురించి సేకరణ సిబ్బందికి తగిన సమాచారం ఉండాలి. క్రెడిట్ పరిమితిని మార్చడానికి క్రెడిట్ సిబ్బంది బాధ్యత వహిస్తారు - సేకరణ సిబ్బంది సమాచారాన్ని మాత్రమే అందిస్తారు.
పరిష్కార ఏర్పాట్ల క్రింద చెల్లింపులను పర్యవేక్షించండి (ఐచ్ఛికం). ప్రత్యేక చెల్లింపు ప్రణాళికలు ఉంటే, షెడ్యూల్ చేసిన చెల్లింపు తేదీలను వాస్తవానికి చెల్లింపులు స్వీకరించిన తేదీలతో పోల్చండి మరియు షెడ్యూల్ చేసిన చెల్లింపు తేదీని కోల్పోతారని కనిపించిన వెంటనే వినియోగదారులను సంప్రదించండి. కస్టమర్లు వారి చెల్లింపులను ఆలస్యం చేయకుండా ఉండటానికి ఈ స్థాయి పర్యవేక్షణ అవసరం.
సేకరణ ఏజెన్సీని చూడండి. అన్ని ఇతర అంతర్గత సేకరణ పద్ధతులు ప్రయత్నించిన తర్వాత, ఇన్వాయిస్లను సేకరణ ఏజెన్సీకి మార్చండి. ఈ సమయంలో, కస్టమర్ ఖచ్చితంగా క్రెడిట్ హోల్డ్ జాబితాలో ఉంచాలి.
కస్టమర్పై దావా వేయండి (ఐచ్ఛికం). అన్ని ఇతర ప్రత్యామ్నాయాలు విఫలమైతే, కంపెనీకి వ్యతిరేకంగా కోర్టులో తీర్పును గెలవడానికి కంపెనీకి తగిన కేసు ఉందో లేదో తెలుసుకోవడానికి కంపెనీ న్యాయ సిబ్బందిని కలవండి. అలాగే, కస్టమర్‌కు వ్యతిరేకంగా ఏదైనా తీర్పు ఇవ్వడానికి తగిన ఆస్తులు అందుబాటులో ఉండాలి. ఈ సమస్యలు అనుకూలంగా కనిపిస్తే, దావాతో కొనసాగడానికి న్యాయ సిబ్బందికి అధికారం ఇవ్వండి.
మిగిలిన బ్యాలెన్స్ రాయండి. అన్ని సేకరణ పద్ధతులు విఫలమైతే, వ్రాయవలసిన ఇన్వాయిస్ (ల) మొత్తంలో క్రెడిట్ మెమో ఆమోదం ఫారమ్‌ను పూర్తి చేయండి.
పోస్టుమార్టం నిర్వహించండి. చెడు అప్పు జరగడానికి కారణమైన కంపెనీ వ్యవస్థలతో ఒక నిర్దిష్ట సమస్య ఉంటే, పరిష్కారాన్ని చర్చించడానికి సమస్యకు అత్యంత దగ్గరి సంబంధం ఉన్న వ్యక్తుల సమావేశాన్ని పిలవండి. కార్యాచరణ అంశాలకు బాధ్యత వహించండి, సమావేశాన్ని డాక్యుమెంట్ చేయండి మరియు అవసరమైన సమావేశాలను షెడ్యూల్ చేయండి.
కొత్త సేకరణ సిబ్బంది వివరించిన సేకరణ విధానాన్ని ఉపయోగించుకునే అవకాశం ఉంది. కొంతమంది కస్టమర్ల నుండి సేకరించడానికి ఉత్తమమైన మార్గం గురించి వారి అభిప్రాయాల ఆధారంగా, మరింత అనుభవజ్ఞులైన సిబ్బందిని ఈ జాబితా నుండి వారి కార్యకలాపాలను మార్చడానికి అనుమతించాలి.
