చిన్న నగదు వ్యవస్థ
చిన్న నగదు వ్యవస్థ అనేది కార్యాలయ సామాగ్రి మరియు సేవలు వంటి వివిధ అవసరాలకు నగదు పంపిణీ చేయడానికి ఒక సంస్థ ఉపయోగించే విధానాలు, విధానాలు, నియంత్రణలు మరియు రూపాల సమితి. చిన్న నగదు వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేసే ప్రాథమిక ప్రక్రియ:
స్థానం. చిన్న నగదు నిధులు వ్యవస్థాపించబడే ప్రదేశాలను నిర్ణయించండి. మొత్తం కంపెనీకి ఒకే ఒకటి ఉండవచ్చు లేదా భవనం లేదా విభాగానికి ఒకటి ఉండవచ్చు.
నిధులు. ప్రతి ప్రదేశంలో చిన్న నగదు నిధి యొక్క పరిమాణాన్ని నిర్ణయించండి. ఇది సాధారణంగా $ 100 నుండి $ 500 పరిధిలో ఉంటుంది. చిన్న నగదు దొంగతనం యొక్క అధిక ప్రమాదం ఉన్నందున, చిన్నవి ఎక్కువగా తిరిగి నింపబడాలి అయినప్పటికీ, అధికంగా పెద్ద చిన్న నగదు నిధులను సృష్టించకపోవడమే మంచిది.
సంరక్షకుడు. చిన్న నగదు సంరక్షకులను నియమించండి. వీరు సాధారణంగా రోజులో ఎక్కువ మంది సైట్‌లో ఉండే పరిపాలనా సిబ్బంది, మరియు అధిక స్థాయి ఖచ్చితత్వంతో అవసరమైన మొత్తంలో రికార్డ్ కీపింగ్‌ను నిర్వహించడానికి తగిన క్లరికల్ నైపుణ్యాలు కలిగి ఉంటారు.
పెట్టెలు. చిన్న నగదు వోచర్‌ల సరఫరాతో సహా లాక్ చేసిన చిన్న నగదు పెట్టెలు లేదా లాక్ డెస్క్ డ్రాయర్‌లను ఏర్పాటు చేయండి. బాక్స్ లేదా డ్రాయర్‌ను సక్రమంగా యాక్సెస్ చేయకపోతే అలారం సృష్టించడం అవసరం కావచ్చు.
వోచర్లు. కార్యాలయ సరఫరా దుకాణం నుండి చిన్న నగదు వోచర్‌ల సమితిని కొనండి. అనుకూల రూపాన్ని సృష్టించాల్సిన అవసరం లేదు.
చిన్న నగదు పెట్టెలకు నిధులు ఇవ్వండి. ప్రతి చిన్న నగదు పెట్టెకు నియమించబడిన నగదు మొత్తాన్ని మార్చండి మరియు సాధారణ లెడ్జర్‌లో బదిలీని నగదు కదలికగా ప్రత్యేక చిన్న నగదు ఖాతాకు రికార్డ్ చేయండి.
శిక్షణ. చిన్న నగదు కోసం అభ్యర్థనలను ఎలా అంచనా వేయాలి, నగదు చెల్లింపులకు బదులుగా వోచర్‌లను ఎలా పూరించాలి మరియు నగదు స్థాయిలు తక్కువగా ఉన్నప్పుడు భర్తీ నగదును ఎప్పుడు అభ్యర్థించాలో చిన్న నగదు సంరక్షకులకు శిక్షణ ఇవ్వండి.
సయోధ్య. ప్రతి చిన్న నగదు పెట్టెలోని అకౌంటింగ్ వ్యక్తి క్రమానుగతంగా నగదు మరియు రశీదుల మొత్తాన్ని పరిశీలించే ఒక విధానాన్ని అమలు చేయండి, మొత్తం పెట్టె కోసం ఏర్పాటు చేసిన నిధుల మొత్తానికి మొత్తం సరిపోతుందో లేదో చూడటానికి మరియు ఏదైనా వ్యత్యాసాలను పునరుద్దరించటానికి.
భర్తీ మరియు రికార్డింగ్. చిన్న నగదు సంరక్షకులు కోరినట్లుగా, ప్రతి చిన్న నగదు పెట్టెలోని నగదు మొత్తాన్ని క్యాషియర్ తిరిగి నింపే విధానాన్ని అమలు చేయండి. సాధారణ లెడ్జర్‌లోని అన్ని ఖర్చులను సంగ్రహించడం మరియు రికార్డ్ చేయడం కూడా ఇందులో ఉంటుంది.
చిన్న నగదు దొంగిలించబడే నష్టాలను తగ్గించడానికి లేదా సరికాని రీయింబర్స్‌మెంట్ అభ్యర్థనల కోసం ఇది మంజూరు చేయబడుతుందని లేదా చిన్న నగదు వ్యయాలు సరిగ్గా నమోదు చేయబడవని చిన్న నగదు వ్యవస్థ తప్పనిసరిగా తగిన సంఖ్యలో నియంత్రణలను కలిగి ఉండాలి. నష్టాల ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి నియంత్రణల వ్యవస్థను సర్దుబాటు చేయాలా అని చూడటానికి, మీరు ఎప్పటికప్పుడు తలెత్తిన నియంత్రణ సమస్యలను సమీక్షించాలి.
చిన్న నగదు వ్యవస్థ చాలా కంపెనీలలో సేకరణ కార్డుల ద్వారా భర్తీ చేయబడింది, అవి వ్యాపారం ద్వారా నియంత్రించబడే క్రెడిట్ కార్డులు. సంస్థ ప్రాంగణం నుండి సులభంగా ప్రాప్యత చేయగల నగదును తొలగించే ఏకైక ప్రయోజనం ప్రొక్యూర్‌మెంట్ కార్డులకు ఉంది. మరొక ప్రత్యామ్నాయం ఏమిటంటే, ఉద్యోగులు తమ సొంత నిధులతో వస్తువులను కొనుగోలు చేసి, ఆపై ఉద్యోగులకు ఖర్చు నివేదికలతో తిరిగి చెల్లించడం. తరువాతి ఎంపికను ఉపయోగించినట్లయితే, ఖర్చు నివేదికలను తరచూ సమర్పించమని ఉద్యోగులను ప్రోత్సహించండి, తద్వారా వారు కంపెనీ ఖర్చులకు ఎక్కువ కాలం నిధులు ఇవ్వరు. సమర్పించిన వ్యయ నివేదికలను వీలైనంత త్వరగా ప్రాసెస్ చేయాలని దీని అర్థం.
