పేరోల్ అంతర్గత నియంత్రణలు
సాధారణ పేరోల్ నియంత్రణలు
సమయపాలన సమాచారం ఎలా కూడబెట్టింది లేదా ఉద్యోగులకు ఎలా చెల్లించబడుతుందనే దానితో సంబంధం లేకుండా, దాదాపు అన్ని పేరోల్ వ్యవస్థల కోసం ఈ క్రింది నియంత్రణల ఎంపికను ఉపయోగించడాన్ని పరిగణించండి:
ఆడిట్. పేరోల్ చెల్లింపులు సరిగ్గా లెక్కించబడుతున్నాయో లేదో ధృవీకరించడానికి అంతర్గత ఆడిటర్లు లేదా బాహ్య ఆడిటర్లు పేరోల్ ఫంక్షన్ యొక్క ఆవర్తన ఆడిట్ నిర్వహించండి, చెల్లించే ఉద్యోగులు ఇప్పటికీ సంస్థ కోసం పనిచేస్తున్నారు, సమయ రికార్డులు సరిగ్గా కూడబెట్టుకుంటున్నాయి మరియు మొదలగునవి.
అధికారాలను మార్చండి. కంపెనీ అలా చేయమని ఉద్యోగి వ్రాతపూర్వక మరియు సంతకం చేసిన అభ్యర్థనను సమర్పించినట్లయితే ఉద్యోగి యొక్క వైవాహిక స్థితి, నిలిపివేత భత్యాలు లేదా తగ్గింపులను మాత్రమే అనుమతించండి. లేకపోతే, మార్పు చేయాలని ఉద్యోగి కోరుకున్నట్లు రుజువు లేదు. మేనేజర్ కోరిన ఏదైనా పే రేట్ మార్పులకు అదే నియంత్రణ వర్తిస్తుంది.
ట్రాకింగ్ లాగ్‌ను మార్చండి. మీరు కంప్యూటరైజ్డ్ పేరోల్ మాడ్యూల్‌తో పేరోల్‌ను ఇంట్లో ప్రాసెస్ చేస్తుంటే, మార్పు ట్రాకింగ్ లాగ్‌ను సక్రియం చేయండి మరియు పాస్‌వర్డ్-రక్షిత ఇంటర్ఫేస్ ద్వారా మాత్రమే దీనికి ప్రాప్యత అందుబాటులో ఉందని నిర్ధారించుకోండి. ఈ లాగ్ పేరోల్ వ్యవస్థలో చేసిన అన్ని మార్పులను ట్రాక్ చేస్తుంది, ఇది తప్పు లేదా మోసపూరిత ఎంట్రీలను ట్రాక్ చేయడానికి చాలా ఉపయోగపడుతుంది.
నివేదికలను లోపం తనిఖీ చేస్తోంది. పేరోల్ ఫలితాల సాధారణ పంపిణీకి వెలుపల ఉన్న అంశాలను మాత్రమే చూపించే నివేదికలను అమలు చేయడం ద్వారా కొన్ని రకాల పేరోల్ లోపాలను గుర్తించవచ్చు. ఇవన్నీ కొన్ని లోపాలను సూచించకపోవచ్చు, కాని నివేదించబడిన అంశాలకు అంతర్లీన లోపాల సంభావ్యత ఎక్కువగా ఉంటుంది. పేరోల్ మేనేజర్ లేదా పేరోల్ కార్యకలాపాల్లో పాల్గొనని మూడవ పక్షం ఈ నివేదికలను అమలు చేయాలి మరియు సమీక్షించాలి.
ధోరణి రేఖలను ఖర్చు చేయండి. ఆర్థిక నివేదికలలో పేరోల్-సంబంధిత ఖర్చులలో హెచ్చుతగ్గుల కోసం చూడండి, ఆపై హెచ్చుతగ్గులకు కారణాలను పరిశోధించండి.
పర్యవేక్షకులకు చెల్లింపు నివేదికను జారీ చేయండి. సరైన చెల్లింపు మొత్తాలు మరియు తెలియని పేర్ల కోసం సమీక్షించమని ఒక అభ్యర్థనతో, ప్రతి విభాగం పర్యవేక్షకునికి ఉద్యోగుల చెల్లింపుల జాబితాను పంపండి. సంస్థ కోసం ఇకపై పని చేయని ఉద్యోగులకు చెల్లింపులు చేయడాన్ని వారు గుర్తించవచ్చు.
రికార్డులకు ప్రాప్యతను పరిమితం చేయండి. అనధికార ప్రాప్యతను నిరోధించడానికి ఉద్యోగుల ఫైళ్లు మరియు పేరోల్ రికార్డులు ఉపయోగంలో లేనప్పుడు వాటిని లాక్ చేయండి. ఈ రికార్డులు లైన్‌లో నిల్వ చేయబడితే పాస్‌వర్డ్ రక్షణను ఉపయోగించండి. ఈ ముందు జాగ్రత్త అనేది మరొక ఉద్యోగి యొక్క రికార్డులను యాక్సెస్ చేయకుండా ఉండటమే కాదు, రికార్డులలో అనధికారిక మార్పులను నిరోధించడం (పే రేటు వంటివి).
విధుల విభజన. ఒక వ్యక్తి పేరోల్‌ను సిద్ధం చేసుకోండి, మరొకరు దానిని అధికారం ఇవ్వండి మరియు మరొకరు చెల్లింపులను సృష్టించండి, తద్వారా మోసం ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తుంది తప్ప బహుళ వ్యక్తులు అలా చేయరు. విధులను సక్రమంగా వేరు చేయడానికి తగినంత సిబ్బంది లేని చిన్న కంపెనీలలో, ఉద్యోగులకు చెల్లింపులు పంపే ముందు ఎవరైనా సమీక్షించి, పేరోల్‌కు అధికారం ఇవ్వమని కనీసం పట్టుబట్టండి.
పేరోల్ లెక్కింపు నియంత్రణలు
కింది నియంత్రణల జాబితా టైమ్‌షీట్‌లు తప్పిపోవడం, పని చేసిన తప్పు సమయం మరియు తప్పు చెల్లింపు లెక్కలు వంటి సమస్యలను పరిష్కరిస్తుంది. వారు:
స్వయంచాలక సమయపాలన వ్యవస్థలు. పరిస్థితులను బట్టి, కంప్యూటరీకరించిన సమయ గడియారాన్ని ఇన్‌స్టాల్ చేయడాన్ని పరిశీలించండి. ఈ గడియారాలు అనేక అంతర్నిర్మిత నియంత్రణలను కలిగి ఉన్నాయి, అంటే ఉద్యోగులు తమ నియమించబడిన షిఫ్టుల కోసం గడియారం లేదా బయటికి వెళ్లడానికి మాత్రమే అనుమతించడం, పర్యవేక్షక ఓవర్రైడ్ లేకుండా ఓవర్ టైంను అనుమతించకపోవడం మరియు (బయోమెట్రిక్ గడియారాల కోసం) బడ్డీ గుద్దే ప్రమాదాన్ని తొలగించడం. అలాగే, మీరు ఈ గడియారాల ద్వారా ఉత్పత్తి చేయబడిన మినహాయింపు నివేదికలను పర్యవేక్షకులకు సమీక్ష కోసం పంపాలి.
గణన ధృవీకరణ. మీరు పేరోల్‌ను మాన్యువల్‌గా లెక్కిస్తుంటే, పని చేసిన గంటలు, ఉపయోగించిన వేతన రేట్లు, పన్ను మినహాయింపులు మరియు నిలిపివేతలతో సహా అన్ని లెక్కలను రెండవ వ్యక్తి ధృవీకరించండి. లెక్కలు పుట్టిన వ్యక్తి కంటే రెండవ వ్యక్తి జాగ్రత్తగా పరీక్ష నిర్వహించే అవకాశం ఉంది.
గంటలు పని ధృవీకరణ. ఉద్యోగులు వాస్తవానికి పనిచేసిన దానికంటే ఎక్కువ సమయం వసూలు చేయకుండా నిరోధించడానికి, ఉద్యోగులు పనిచేసే గంటలను ఎల్లప్పుడూ పర్యవేక్షకులు ఆమోదించండి.
సహాయక పత్రాలతో పేరోల్ రిజిస్టర్‌ను సరిపోల్చండి. పేరోల్ రిజిస్టర్ స్థూల వేతనాలు, తగ్గింపులు మరియు నికర చెల్లింపులను చూపిస్తుంది మరియు ధృవీకరణ ప్రయోజనాల కోసం సహాయక పత్రాలను తిరిగి కనుగొనటానికి మంచి సారాంశ పత్రం.
ఉద్యోగుల జాబితాకు సమయ కార్డులను సరిపోల్చండి. ఒక ఉద్యోగి సమయపాలనలో టైమ్‌షీట్‌లో తిరగలేరని, అందువల్ల చెల్లించబడదని గణనీయమైన ప్రమాదం ఉంది. ఈ సమస్యను నివారించడానికి, పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ ప్రారంభంలో క్రియాశీల ఉద్యోగుల జాబితాను ముద్రించండి మరియు మీరు వారి టైమ్‌షీట్‌లను స్వీకరించినప్పుడు జాబితాలోని పేర్లను తనిఖీ చేయండి.
ఓవర్ టైం పని ధృవీకరణ. ఉద్యోగులు పనిచేసే గంటలను ఆమోదించడానికి మీకు సూపర్‌వైజర్లు అవసరం లేకపోయినా, కనీసం ఓవర్‌టైమ్ గంటలను పర్యవేక్షకులు ఆమోదించాలి. ఈ గంటలతో సంబంధం ఉన్న పే ప్రీమియం ఉంది, కాబట్టి కంపెనీకి ఖర్చు ఎక్కువ, ఉద్యోగులు వాటిని క్లెయిమ్ చేయడానికి ప్రలోభం.
మార్పు ఆమోదం చెల్లించండి. ఉద్యోగి వేతన మార్పుకు కేవలం ఒక ఆమోదం సంతకం మాత్రమే కాకుండా, రెండు సంతకాలు - ఒకటి ఉద్యోగి పర్యవేక్షకుడు మరియు మరొకటి తదుపరి ఉన్నత స్థాయి పర్యవేక్షకుడు అవసరం. ఇలా చేయడం వల్ల పే రేట్లను మార్చడంలో కుదిరే ప్రమాదం తగ్గుతుంది.
చెల్లింపు నియంత్రణలను తనిఖీ చేయండి
మీరు ఉద్యోగులకు చెక్కులతో చెల్లించినప్పుడు, మోసం మరియు వివిధ లోపాలను తగ్గించడానికి అనేక నియంత్రణలు అవసరం. కీ నియంత్రణలు:
సంతకం అధికారాలను నవీకరించండి. చెక్ సంతకాలు సంస్థను విడిచిపెట్టినప్పుడు, వాటిని అధీకృత చెక్ సంతకం జాబితా నుండి తీసివేసి, ఈ సమాచారాన్ని బ్యాంకుకు పంపండి. లేకపోతే, వారు ఇప్పటికీ కంపెనీ చెక్కులపై సంతకం చేయవచ్చు.
ఉద్యోగులకు చేతి తనిఖీలు. సాధ్యమైన చోట, నేరుగా ఉద్యోగులకు చేతి తనిఖీలు. అలా చేయడం ఒక రకమైన మోసాన్ని నిరోధిస్తుంది, ఇక్కడ పేరోల్ గుమస్తా ఒక దెయ్యం ఉద్యోగి కోసం చెక్కును సృష్టిస్తాడు మరియు చెక్కును జేబులో పెట్టుకుంటాడు. ఇది చాలా అసమర్థమైన నియంత్రణ అయితే, అప్పుడప్పుడు చెక్కులను మానవీయంగా పంపిణీ చేయడాన్ని పరిగణించండి.
పంపిణీ చేయని చెల్లింపులను లాక్ చేయండి. మీరు ఉద్యోగులకు నేరుగా చెల్లింపు చెక్కులను ఇస్తుంటే మరియు ఎవరైనా లేనట్లయితే, వారి చెక్కును సురక్షితమైన ప్రదేశంలో లాక్ చేయండి. అలాంటి చెక్ లేకపోతే దొంగిలించబడవచ్చు.
మ్యాచ్ చిరునామాలు. కంపెనీ తన ఉద్యోగులకు చెక్కులను మెయిల్ చేస్తే, చెక్కులపై ఉన్న చిరునామాలను ఉద్యోగుల చిరునామాలతో సరిపోల్చండి. ఒకటి కంటే ఎక్కువ చెక్కులు ఒకే చిరునామాకు వెళుతుంటే, పేరోల్ గుమస్తా తన లేదా ఆమె చిరునామాకు నకిలీ ఉద్యోగుల కోసం అక్రమ చెల్లింపులను రౌటింగ్ చేస్తున్నందున కావచ్చు.
పేరోల్ చెకింగ్ ఖాతా. మీరు ప్రత్యేక చెకింగ్ ఖాతా నుండి ఉద్యోగులకు చెల్లించాలి మరియు చెల్లించిన చెక్కుల మొత్తంలో మాత్రమే ఈ ఖాతాకు నిధులు ఇవ్వాలి. అలా చేయడం వలన ఎవరైనా ఇప్పటికే ఉన్న చెల్లింపు చెక్కుపై మోసపూరితంగా మొత్తాన్ని పెంచకుండా లేదా పూర్తిగా క్రొత్తదాన్ని సృష్టించకుండా నిరోధిస్తుంది, ఎందుకంటే ఖాతాలోని నిధులు మార్చబడిన చెక్కు కోసం చెల్లించడానికి సరిపోవు.
అనేక నియంత్రణలు ఒకదానికొకటి దెబ్బతింటున్నాయని మీరు కనుగొనవచ్చు, తద్వారా బహుళ నియంత్రణల ఫలితంగా అతివ్యాప్తి ప్రభావాలు ఉంటాయి. ఈ సందర్భాలలో, మీరు కొన్ని నియంత్రణలను సురక్షితంగా తొలగించగలుగుతారు, ఇతర నియంత్రణలు ఇప్పటికీ నష్ట ప్రమాదాన్ని తగ్గిస్తాయని తెలుసుకోవడం.
