అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ డిజైన్
అకౌంటింగ్ సిస్టమ్స్ రూపకల్పన
అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ తప్పనిసరిగా వ్యాపార లావాదేవీల గురించి సమాచారం యొక్క డేటాబేస్. డేటాబేస్ యొక్క ప్రాధమిక ఉపయోగం సమాచార వనరుగా ఉంది, కాబట్టి అవసరమైన సమాచారాన్ని అందించడంలో ఖర్చుతో కూడుకున్న రీతిలో అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను రూపొందించడం అవసరం. అకౌంటింగ్ సిస్టమ్ రూపకల్పనలో ముఖ్య అంశాలు ఈ క్రింది విధంగా ఉన్నాయి:
సింగిల్ లేదా డబుల్ ఎంట్రీ. చాలా చిన్న వ్యాపారం దాని చెక్‌బుక్‌లో నగదు రసీదులు మరియు చెల్లింపులను రికార్డ్ చేయడం ద్వారా పనిచేస్తుంది. ఇది సింగిల్ ఎంట్రీ సిస్టమ్ అని పిలుస్తారు మరియు వ్యాపార యజమాని కలిగి ఉన్న ఆస్తులు మరియు బాధ్యతల గురించి తెలుసుకోవడానికి వ్యాపార యజమానికి ఆసక్తి లేనప్పుడు మాత్రమే ఇది సరిపోతుంది. సింగిల్ ఎంట్రీ సిస్టమ్ చాలా సరళమైనది, కానీ సరిపోతుంది. డబుల్ ఎంట్రీ సిస్టమ్ అమ్మకాలు మరియు ఖర్చులను మాత్రమే కాకుండా, ఆస్తులు, బాధ్యతలు మరియు వాటాదారుల ఈక్విటీని కూడా రికార్డ్ చేయడానికి రూపొందించబడింది మరియు అందువల్ల మరింత సమాచారం అందిస్తుంది. డబుల్ ఎంట్రీ సిస్టమ్‌కు లావాదేవీలను రికార్డ్ చేయడంలో ఎక్కువ నైపుణ్యం అవసరం మరియు ఇది అన్ని పెద్ద సంస్థలచే ఉపయోగించబడుతుంది.
నగదు లేదా సంకలనం ఆధారంగా. అకౌంటింగ్ యొక్క నగదు ప్రాతిపదికన లావాదేవీలను నగదు అందుకున్న లేదా ఖర్చు చేసినట్లు మాత్రమే నమోదు చేస్తుంది, అయితే అక్రూవల్ ప్రాతిపదికన లావాదేవీలు గుర్తించబడాలి, నగదులో మార్పులతో సంబంధం లేకుండా. సాధారణంగా అంగీకరించిన అకౌంటింగ్ సూత్రాలు లేదా అంతర్జాతీయ ఆర్థిక రిపోర్టింగ్ ప్రమాణాలు వంటి ఏదైనా అకౌంటింగ్ ఫ్రేమ్‌వర్క్‌లకు అనుగుణంగా ఉండటానికి అక్రూవల్ ఆధారం అవసరం. భవిష్యత్తులో మీరు ఆడిట్ చేయబడిన ఆర్థిక నివేదికలు అవసరమని భావిస్తే, అకౌంటింగ్ యొక్క సంకలన ప్రాతిపదికను ఉపయోగించండి.
ఖాతా కోడ్ నిర్మాణం. ఖాతా కోడ్ నిర్మాణం అనేది సమాచారం నిల్వ చేయబడిన ప్రతి ఖాతాకు ఇవ్వబడిన సంఖ్యా లేదా ఆల్ఫాన్యూమరిక్ హోదా. ఏడు లేదా అంతకంటే ఎక్కువ అంకెలు ఉన్న సుదీర్ఘ ఖాతా కోడ్, నిర్దిష్ట రికార్డ్ కీపింగ్ కోసం చాలా అనుమతిస్తుంది. అయినప్పటికీ, ఇది నిర్వహించడానికి ఎక్కువ పని అవసరం, మరియు సమాచారం తప్పు ఖాతాల్లోకి తప్పుగా కోడ్ చేయబడే ప్రమాదం ఉంది. అందువల్ల, ఖాతా కోడ్ నిర్మాణం యొక్క సంక్లిష్టతను (అనగా పొడవు) కనిష్టంగా ఉంచడం మంచిది. సమాచారాన్ని రికార్డ్ చేయడానికి మూడు-అంకెల ఖాతా కోడ్ నిర్మాణం సరిపోతుందని చిన్న సంస్థలు కనుగొనవచ్చు, అయితే పెద్ద, బహుళ-డివిజన్ ఎంటిటీలకు చాలా క్లిష్టమైన కోడ్ నిర్మాణాలు అవసరం కావచ్చు.
ఉపయోగించిన ఖాతాలు. ఏ ఖాతాలను సృష్టించాలో మీరు నిర్ణయించుకోవాలి. కనీసం (డబుల్ ఎంట్రీ అక్రూవల్ సిస్టమ్ కోసం) మీకు నగదు, స్వీకరించదగిన ఖాతాలు, జాబితా, స్థిర ఆస్తులు, చెల్లించవలసిన ఖాతాలు, సంపాదించిన బాధ్యతలు, ఈక్విటీ, రాబడి, అమ్మిన వస్తువుల ధర మరియు పరిపాలనా ఖర్చులు అవసరం. ఏదేమైనా, ఒక చిన్న వ్యాపారానికి కూడా దాని కార్యకలాపాల గురించి తగినంతగా తెలుసుకోవడానికి ఈ ఖాతాల సంఖ్యకు చాలా రెట్లు అవసరం. ప్రత్యేకించి, ఖర్చులను మరింత నిశితంగా పరిశీలించడానికి, వివిధ వ్యయ ఖాతాలను నిర్వహించడం అవసరం.
డివిజనల్ ప్రాతినిధ్యం. ఒక పెద్ద వ్యాపారం ప్రామాణిక ఖాతాల సమితిని అవలంబిస్తుంది మరియు దాని ప్రతి అనుబంధ సంస్థలకు వాటిని ప్రతిబింబిస్తుంది. వ్యక్తిగత ఉత్పత్తి మార్గాలు లేదా సౌకర్యాలకు కూడా ఇది అవసరం కావచ్చు. ఒక వ్యాపారం కార్యాచరణ-ఆధారిత వ్యయ వ్యవస్థను నిర్వహిస్తున్నప్పుడు ఈ స్థాయి జరిమానా వివరాలు చాలా సాధారణం.
నివేదికలు. అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో నిల్వ చేయబడిన సమాచారం ఒక వ్యాపార నివేదిక యొక్క వ్యవస్థలో సమగ్రపరచబడాలి, అవి ఆర్థిక ఫలితాలను మరియు వ్యాపారం యొక్క స్థితిని ప్రదర్శించడానికి లేదా ఆర్థిక ఫలితాల యొక్క మరింత నిర్దిష్ట నివేదికలను అందించడానికి ఉపయోగించబడతాయి. ఈ నివేదికలు చాలా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ప్యాకేజీలతో ప్రీప్యాక్ చేయబడ్డాయి, అయితే వ్యాపారానికి అనుకూల-రూపకల్పన నివేదికల కోసం ప్రత్యేక అవసరాలు ఉండవచ్చు.
విధానాలు. సిస్టమ్ ఎలా పనిచేస్తుందో వినియోగదారులకు చూపించే విధానాల సమితి వచ్చేవరకు అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ పనిచేయదు. ఈ విధానాలలో సర్వసాధారణం సాధారణంగా కొంత వివరంగా నమోదు చేయబడతాయి మరియు అధికారిక శిక్షణా సెషన్ల ద్వారా ఉద్యోగులకు ఇస్తారు.
నియంత్రణలు. అకౌంటింగ్ వ్యవస్థ ఉద్దేశించిన రీతిలో పనిచేస్తుందని నిర్ధారించడానికి అనేక అకౌంటింగ్ నియంత్రణలు అవసరం. ఈ నియంత్రణలు కంపెనీకి ప్రత్యేకమైనవి, మరియు సంస్థ యొక్క ఆడిటర్లు లేదా బయటి కన్సల్టెంట్ల భాగస్వామ్యం కోసం పిలవవచ్చు, వ్యవస్థాపించిన నియంత్రణల సమితి వ్యాపార కార్యకలాపాలకు తగినదని నిర్ధారించుకోండి.
ఇప్పుడే గుర్తించిన చాలా సమస్యలు చాలా ప్రాథమికమైనవి, మీరు వాటిని మొదటి నుండే పొందాలి, లేదా ఏవైనా మార్పులు అవసరమయ్యే విధంగా మొత్తం అకౌంటింగ్ వ్యవస్థను తరువాతి తేదీలో పునర్నిర్మించాల్సిన ప్రమాదం ఉంది. ముఖ్యంగా, డబుల్ ఎంట్రీ బుక్కీపింగ్ వ్యవస్థ మరియు అక్రూవల్ అకౌంటింగ్‌ను వెంటనే అవలంబించడం మంచిది.
