పేపర్‌లెస్ అకౌంటింగ్ భావనలు

పేపర్‌లెస్ అకౌంటింగ్‌లో లావాదేవీల ప్రాసెసింగ్ ఉంటుంది, ఇది పూర్తిగా ఎలక్ట్రానిక్, ఏ వ్యాపార ప్రక్రియలోనూ కాగితం ఉండదు. ప్రక్రియలను క్రమబద్ధీకరించడం, లావాదేవీ లోపం రేట్లను తగ్గించడం మరియు పత్ర నిల్వను తొలగించడం దీని ఉద్దేశ్యం. అయితే, ఇది చాలా సంస్థలలో వాస్తవికత కంటే ఎక్కువ భావన. బదులుగా, కంపెనీలు ఇప్పటికే ఉన్న వ్యవస్థలకు అనేక కాగిత రహిత మెరుగుదలలను అమలు చేయడం ద్వారా కాలక్రమేణా కాగిత రహిత కార్యకలాపాల సాధారణ దిశలో కదులుతాయి. కాగిత రహిత పరిష్కారాలను రూపొందించిన మూడవ పార్టీలకు కొన్ని ప్రక్రియలను our ట్‌సోర్స్ చేయడం ద్వారా దీన్ని చేయటానికి సులభమైన మార్గం. ఉదాహరణకి:

  • ఖర్చు రిపోర్టింగ్. పేపర్‌లెస్ ఎంపికలలో ఒకటి, వ్యయ నివేదిక రీయింబర్స్‌మెంట్‌లో ప్రత్యేకత కలిగిన వెబ్‌సైట్‌లోకి ఉద్యోగులు లాగిన్ అవ్వడం. వారు తమ ఖర్చు నివేదిక సమాచారాన్ని అవసరమైన విధంగా నమోదు చేస్తారు, సిస్టమ్ కోరితే వారి రశీదుల ఎలక్ట్రానిక్ వెర్షన్లను ఫార్వార్డ్ చేస్తారు మరియు ఆచ్ ద్వారా చెల్లించబడుతుంది. ఏ వ్రాతపని అయినా సంస్థకు చేరదు.

  • లాక్బాక్స్. కంపెనీ బ్యాంక్ నిర్వహించే లాక్‌బాక్స్‌కు వినియోగదారులు చెక్ చెల్లింపులను పంపవచ్చు. బ్యాంక్ చెక్కులను స్కాన్ చేస్తుంది మరియు ఈ సమాచారాన్ని సురక్షిత వెబ్‌సైట్‌కు పోస్ట్ చేస్తుంది, చెల్లింపు సమాచారాన్ని సేకరించేందుకు కంపెనీ క్యాషియర్ ప్రతి రోజు యాక్సెస్ చేస్తుంది.

  • పేరోల్. ఉద్యోగులు ఆన్‌లైన్ పోర్టల్ ద్వారా పనిచేసిన సమయాన్ని నమోదు చేయవచ్చు, ఆ తరువాత సరఫరాదారు పేరోల్‌ను ప్రాసెస్ చేస్తుంది మరియు ఉద్యోగులకు ACH చెల్లింపును జారీ చేస్తుంది.

  • చెల్లించవలసినవి. చెల్లించవలసిన సిబ్బంది బ్యాంక్-నియంత్రిత వెబ్‌సైట్‌లోకి చెల్లించాల్సిన వాటిని నమోదు చేయవచ్చు, ఏ వస్తువులను చెల్లించాలో పేర్కొనవచ్చు మరియు బ్యాంక్ ఇష్యూ ఆచ్ చెల్లింపులను కలిగి ఉంటుంది.

అంతర్గత ప్రక్రియలతో కాగిత రహిత అకౌంటింగ్ కలిగి ఉండటం కూడా సాధ్యమే, అయినప్పటికీ ఇది సాధారణంగా సంస్థ-విస్తృత వ్యవస్థ ఉన్నప్పుడు మాత్రమే సాధ్యమవుతుంది. అలా అయితే, ఇతర విభాగాలలో లావాదేవీలను ప్రారంభించవచ్చు మరియు కొంత చర్య తీసుకోవలసిన అవసరం ఉందని సిస్టమ్ స్వయంచాలకంగా అకౌంటింగ్ సిబ్బందికి తెలియజేస్తుంది. ఉదాహరణకు, షిప్పింగ్ విభాగం వస్తువులను రవాణా చేస్తుంది మరియు సాఫ్ట్‌వేర్ బిల్లింగ్ గుమస్తాకి ఇన్వాయిస్ జారీ చేయమని తెలియజేస్తుంది; కాగితం ఆధారిత షిప్పింగ్ నోటీసు బిల్లింగ్ గుమస్తాకి పంపబడదు.

ఆన్‌లైన్ డేటాబేస్‌లోకి పత్రాలను స్కాన్ చేయడం ద్వారా కొంతవరకు పేపర్‌లెస్ అకౌంటింగ్‌లో పాల్గొనడం కూడా సాధ్యమే, అది అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలోని నిర్దిష్ట లావాదేవీలతో అనుసంధానించబడుతుంది. అయినప్పటికీ, స్కానింగ్‌లో గణనీయమైన శ్రమ ఉండవచ్చు, మరియు అసలు పత్రాలను ఇప్పటికీ అలాగే ఉంచవచ్చు. పర్యవసానంగా, ఇప్పటికే ఉన్న పత్రాల డిజిటలైజేషన్ నిజంగా పేపర్‌లెస్ అకౌంటింగ్ యొక్క ప్రధాన భావనను పరిష్కరించదు, అంటే ప్రారంభించడానికి పత్రాలు లేవు.