చెల్లించవలసిన ఖాతాలను ఎలా ఏర్పాటు చేయాలి
చెల్లించవలసిన ఖాతాల వ్యవస్థ వ్యవస్థ యొక్క పద్ధతిలో వ్యాపారం యొక్క బిల్లులను చెల్లిస్తుంది. ఈ వ్యవస్థ యొక్క లక్ష్యాలు సకాలంలో చెల్లింపులు చేయడం మరియు సరైన మొత్తాలను సరైన సరఫరాదారులకు చెల్లించడం. అటువంటి వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయడానికి క్రింది దశలను ఉపయోగించవచ్చు:
సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఎంచుకోండి. ఖాతాలు చెల్లించవలసిన మాడ్యూల్‌ను కలిగి ఉన్న ఆఫ్-ది-షెల్ఫ్ అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్ ప్యాకేజీని కొనండి. ప్రతి సరఫరాదారుకు ప్రామాణిక చెల్లింపు సమాచారాన్ని సెటప్ చేయగల సామర్థ్యం, నకిలీ ఇన్వాయిస్లను గుర్తించడం, ముందస్తు చెల్లింపు తగ్గింపులను సద్వినియోగం చేసుకోవడం మరియు ఎలక్ట్రానిక్ చెల్లింపులు చేయడం వంటి ప్రామాణిక లక్షణాల కోసం చూడండి.
సరఫరాదారులను ఏర్పాటు చేయండి. ప్రతి సరఫరాదారుకు వర్తించే పేర్లు, చిరునామాలు, చెల్లింపు నిబంధనలు మరియు డిఫాల్ట్ జనరల్ లెడ్జర్ వ్యయ ఖాతాలను సాఫ్ట్‌వేర్‌లోని విక్రేత మాస్టర్ ఫైల్‌లోకి నమోదు చేయండి.
ఇన్వాయిస్లను నమోదు చేయండి. చెల్లించవలసిన ఖాతాల్లోకి ప్రతి ఇన్‌వాయిస్‌ను నమోదు చేయండి. అలా చేయడం ఇన్వాయిస్ తేదీ (రసీదు తేదీ కాదు) మరియు చెల్లించవలసిన మొత్తాన్ని నమోదు చేయడం.
ఇన్వాయిస్లను ఆమోదించండి. ప్రతి సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ వచ్చినప్పుడు నిర్వాహకులు వ్యక్తిగతంగా ఆమోదించడానికి ఒక వ్యవస్థను సృష్టించండి లేదా ప్రతికూల ఆమోదాలను ఉపయోగించుకోండి, ఇక్కడ నిర్వాహకులు చెల్లింపును ఆమోదించకపోతే చెల్లించాల్సిన సిబ్బందికి మాత్రమే తెలియజేయాలి. ఆమోదాల స్థితిని తెలుసుకోవడానికి వర్క్‌ఫ్లో మేనేజ్‌మెంట్ సిస్టమ్‌ను సిస్టమ్‌లోకి చేర్చవచ్చు.
చెల్లింపు షెడ్యూల్. చెల్లింపు నుండి చెల్లించాల్సిన అన్ని ఇన్వాయిస్ల జాబితాను సాఫ్ట్‌వేర్ నుండి ముద్రించడానికి టెస్ట్ రన్ చేయండి మరియు ఎంచుకున్న తేదీ పరిధిలో చెల్లించాల్సిన అన్ని ఇన్‌వాయిస్‌లతో సహా నివేదిక ఉందని ధృవీకరించండి.
చెక్ రన్ పరీక్షించండి. ఆమోదించబడిన అన్ని చెల్లింపులను సాఫ్ట్‌వేర్‌లో తనిఖీ చేయండి మరియు ఈ ఇన్వాయిస్ల కోసం చెల్లించడానికి ఒక బ్యాచ్ చెక్‌లను ముద్రించండి. సిస్టమ్ ఎంచుకున్న చెక్కులను మాత్రమే చెల్లిస్తుందని నిర్ధారించుకోండి.
తనిఖీలకు సంతకం చేయండి. ఒక వ్యక్తిని ప్రాధమిక చెక్ సంతకం, అలాగే మరొక వ్యక్తిని బ్యాకప్ చెక్ సంతకం చేసే వ్యక్తిగా నియమించండి. ప్రతి చెక్కుకు జతచేయబడిన బ్యాకప్ డాక్యుమెంటేషన్‌ను పరిశీలించడంలో ఈ వ్యక్తులకు వారి విధులను తెలియజేయండి.
మునుపటి దశలు చెల్లించవలసిన ఖాతాలను చెల్లించవలసిన వ్యవస్థ ద్వారా ఎలా చెల్లించాలో ప్రాథమిక చర్యలను కలిగి ఉంటాయి. కింది అదనపు అంశాలను ఇందులో చేర్చవచ్చు:
మూడు మార్గం సరిపోలిక. సంస్థ యొక్క సంబంధిత కొనుగోలు ఆర్డర్లు మరియు స్వీకరించే పత్రాలకు చెల్లించవలసిన గుమస్తా మ్యాచ్ సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్లు కలిగి ఉండటం అవసరం కావచ్చు. సరిగ్గా అధికారం పొందిన మరియు స్వీకరించిన వస్తువులకు మాత్రమే వ్యాపారం చెల్లిస్తుందని నిర్ధారించడానికి ఈ సరిపోలిక అవసరం కావచ్చు.
ఖర్చు నివేదికలు. ఉద్యోగులు ఖర్చు నివేదిక ఫారాలను సమర్పించాల్సిన వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయండి, వాటికి వారు కొనుగోలు చేసిన ఏదైనా వస్తువులకు రశీదులు జతచేయబడతాయి. ఈ వ్యవస్థలో ప్రయాణ విధానాల సమితి ఉండవచ్చు, వీటికి ఖర్చులు తిరిగి చెల్లించబడతాయి.
సేకరణ కార్డులు. సంస్థ తరపున కార్డులతో కొనుగోళ్లు చేయడానికి అధికారం ఉన్న ఉద్యోగుల ఎంపికకు సేకరణ కార్డులు జారీ చేయబడిన వ్యవస్థను ఏర్పాటు చేయండి. లోపాల కోసం కార్డ్ స్టేట్‌మెంట్‌లను సమీక్షించే విధానాలను చేర్చండి మరియు చెల్లింపు ప్రాసెసింగ్ కోసం చెల్లించవలసిన సిబ్బందికి పూర్తిగా సమీక్షించిన స్టేట్‌మెంట్‌లను సమర్పించండి.
అధిక చెల్లింపులు జరిగే ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి, చెల్లించవలసిన వ్యవస్థకు నియంత్రణల ఎంపికను జోడించడం కూడా అవసరం కావచ్చు.
