స్వీకరించదగిన ఖాతాలు
స్వీకరించదగిన ఖాతాలపై నియంత్రణలు నిజంగా కస్టమర్ ఇన్వాయిస్ యొక్క ప్రారంభ సృష్టితో ప్రారంభమవుతాయి, ఎందుకంటే మీరు ఈ కీ ఆస్తిపై సమగ్ర నియంత్రణలను కలిగి ఉండటానికి ముందు స్వీకరించదగిన ఖాతాల సృష్టి సమయంలో మీరు అనేక సమస్యలను తగ్గించాలి. నియంత్రణలు స్వీకరించదగిన ఖాతాల యొక్క సరైన నిర్వహణను మరియు కస్టమర్ల నుండి చెల్లింపులు లేదా క్రెడిట్ మెమోల ఉత్పత్తి ద్వారా వాటిని తొలగించడం. పరిగణించవలసిన ముఖ్య నియంత్రణలు:
- రవాణాకు ముందు క్రెడిట్ అనుమతి అవసరం. చెడ్డ క్రెడిట్ రేటింగ్ ఉన్న కస్టమర్‌కు ఆర్డర్ పంపబడితే స్వీకరించదగిన ఖాతాలను సేకరించడంలో మీకు సమస్యలు ఉంటాయి. అందువల్ల, ఒక నిర్దిష్ట డాలర్ మొత్తానికి పైగా అన్ని అమ్మకపు ఆర్డర్‌లపై క్రెడిట్ విభాగం సంతకం చేసిన అనుమతి అవసరం.
- ఒప్పంద నిబంధనలను ధృవీకరించండి. అసాధారణ చెల్లింపు నిబంధనలు ఉంటే, ఇన్వాయిస్ సృష్టించే ముందు వాటిని ధృవీకరించండి. లేకపోతే, స్వీకరించదగిన ఖాతాలు కస్టమర్లు చెల్లించడానికి నిరాకరించే ఇన్‌వాయిస్‌లను కలిగి ఉంటాయి.
- ప్రూఫ్ రీడ్ ఇన్వాయిస్లు. పెద్ద డాలర్ మొత్తానికి ఇన్వాయిస్ లోపం కలిగి ఉంటే, మీరు సవరించిన ఇన్వాయిస్ పంపే వరకు కస్టమర్ చెల్లింపును కొనసాగించవచ్చు. ఈ సమస్యను తగ్గించడానికి పెద్ద ఇన్‌వాయిస్‌ల ప్రూఫ్ రీడింగ్ అవసరమని పరిగణించండి.
- క్రెడిట్ మెమోలను ప్రామాణీకరించండి. ఇన్కమింగ్ కస్టమర్ చెల్లింపులకు ప్రాప్యత ఉన్న వ్యక్తులు ఇన్కమింగ్ నగదును అడ్డగించి, ఆపై వారి ట్రాక్‌లను కవర్ చేయడానికి క్రెడిట్ మెమోను సృష్టించవచ్చు. ఈ సమస్యను నివారించడంలో ఒక దశ క్రెడిట్ మెమోల కోసం మేనేజర్ యొక్క అధికారిక అనుమతి అవసరం, తరువాత అంతర్గత ఆడిట్ సిబ్బంది దీనిని తరువాత తేదీలో ధృవీకరిస్తారు. ఈ నియంత్రణను విపరీతంగా తీసుకోకండి మరియు చాలా చిన్న క్రెడిట్ మెమోలకు ఆమోదం అవసరం - మిగిలిన చిన్న ఖాతా బ్యాలెన్స్‌లను శుభ్రం చేయడానికి, అకౌంటింగ్ సిబ్బంది అనుమతి లేకుండా చిన్న వాటిని సృష్టించడానికి అనుమతించండి.
- బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు ప్రాప్యతను పరిమితం చేయండి. ఇప్పుడే గుర్తించినట్లుగా, కస్టమర్ల నుండి వచ్చే చెల్లింపులను ఎవరైనా అడ్డుకోవచ్చు మరియు క్రెడిట్ మెమోతో దొంగతనం దాచవచ్చు. క్రెడిట్ మెమోల యొక్క అక్రమ ఉత్పత్తిని నిరోధించడానికి మీరు బిల్లింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌కు ప్రాప్యతను పాస్‌వర్డ్-రక్షించాలి.
- ప్రత్యేక విధులు. ఇప్పుడే గుర్తించినట్లుగా, ఇన్కమింగ్ కస్టమర్ చెల్లింపులను ఎవరూ నిర్వహించలేరు మరియు క్రెడిట్ మెమోలను సృష్టించలేరు, లేకపోతే వారు డబ్బు తీసుకొని వారి ట్రాక్‌లను క్రెడిట్ మెమోలతో కవర్ చేయగలరు. అందువల్ల, ఈ పనులను వేర్వేరు వ్యక్తులకు కేటాయించండి.
- స్వీకరించదగిన ఖాతాల జర్నల్ ఎంట్రీలను సమీక్షించండి. ఖాతాలు స్వీకరించదగిన లావాదేవీలు దాదాపు ఎల్లప్పుడూ దాని స్వంత అకౌంటింగ్ ఎంట్రీలను ఉత్పత్తి చేసే అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లోని సేల్స్ జర్నల్ ద్వారా వెళతాయి. అందువల్ల, స్వీకరించదగిన ఖాతాలో మాన్యువల్ జర్నల్ ఎంట్రీ ఎప్పుడూ ఉండకూడదు. మీరు ఈ ఎంట్రీలను జాగ్రత్తగా పరిశోధించాలి.
- ఇన్వాయిస్ ప్యాకెట్లను ఆడిట్ చేయండి. ఇన్వాయిస్లు పూర్తయిన తర్వాత, సేల్స్ ఆర్డర్, క్రెడిట్ ఆథరైజేషన్, బిల్ ఆఫ్ లాడింగ్ మరియు ఇన్వాయిస్ కాపీని కలిగి ఉన్న ఒక ప్యాకెట్ ఫైల్‌లో ఉండాలి. అంతర్గత ఆడిట్ సిబ్బంది ఈ ప్యాకెట్ల ఎంపికను సమీక్షించాలి, బిల్లింగ్ గుమస్తా అన్ని సహాయక వ్రాతపనిని సరిగ్గా సమీక్షించి, ఇన్వాయిస్‌ను సరిగ్గా ఉత్పత్తి చేశారని ధృవీకరించాలి.
- షిప్పింగ్ లాగ్‌కు బిల్లింగ్‌లను సరిపోల్చండి. సంబంధిత ఇన్వాయిస్ లేకుండా వస్తువులను రవాణా చేసే అవకాశం ఉంది, లేదా దీనికి విరుద్ధంగా. ఈ పరిస్థితులను గుర్తించడానికి, అంతర్గత ఆడిట్ సిబ్బంది బిల్లింగ్‌లను షిప్పింగ్ లాగ్‌తో పోల్చండి మరియు ఏదైనా తేడాలను పరిశోధించండి.
- నగదు రసీదుల దరఖాస్తును ఆడిట్ చేయండి. ఇన్వాయిస్లు తెరవడానికి అకౌంటింగ్ సిబ్బంది నగదు రశీదులను తప్పుగా వర్తింపజేయవచ్చు, బహుశా వాటిని సరైన కస్టమర్ల ఖాతాలకు కూడా వర్తించకపోవచ్చు. సరైన నగదు దరఖాస్తును ధృవీకరించడానికి అంతర్గత ఆడిట్ సిబ్బంది ఎప్పటికప్పుడు కస్టమర్ ఇన్వాయిస్‌లకు నగదు రశీదుల ఎంపికను కనుగొనండి.
ఈ అంశాలు స్వీకరించదగిన ప్రాథమిక ఖాతాలను కలిగి ఉంటాయి. ప్రత్యేకమైన స్వీకరించదగిన వ్యవస్థ ఉన్న సంస్థ అదనపు నియంత్రణలను అమలు చేయవలసి ఉంటుంది లేదా ఇక్కడ జాబితా చేయబడిన కొన్ని అంశాలు అవసరం లేకపోవచ్చు.
