మూల పత్రాలు
వ్యాపార లావాదేవీలు నమోదు చేయబడిన భౌతిక ఆధారం మూల పత్రాలు. ఆడిటర్లు తరువాత సంస్థ యొక్క ఆర్థిక నివేదికలను సమీక్షించినప్పుడు మూల పత్రాలు సాధారణంగా సాక్ష్యంగా ఉపయోగించబడతాయి మరియు లావాదేవీలు జరిగాయని ధృవీకరించాలి. అవి సాధారణంగా కింది సమాచారాన్ని కలిగి ఉంటాయి:
వ్యాపార లావాదేవీ యొక్క వివరణ
లావాదేవీ తేదీ
నిర్దిష్ట డబ్బు
అధికారం సంతకం
ఆమోదాన్ని సూచించడానికి లేదా ప్రస్తుత తేదీని లేదా అంతర్లీన లావాదేవీని రికార్డ్ చేయడానికి ఉపయోగించాల్సిన ఖాతాలను వ్రాయడానికి చాలా మూల పత్రాలు కూడా స్టాంప్ చేయబడతాయి.
మూల పత్రం కాగితపు పత్రం కానవసరం లేదు. స్మార్ట్ఫోన్ ద్వారా సంస్థ యొక్క సమయపాలన వ్యవస్థలోకి ప్రవేశించినట్లుగా, ఇది ఒక ఉద్యోగి పనిచేసే గంటల ఎలక్ట్రానిక్ రికార్డ్ వంటి ఎలక్ట్రానిక్ కావచ్చు.
మూల పత్రాల ఉదాహరణలు మరియు ఆర్థిక రికార్డులలో కనిపించే వాటికి సంబంధించిన వ్యాపార లావాదేవీలు:
బ్యాంకు వాజ్ఞ్మూలము. ఇది సంస్థ యొక్క పుస్తక బ్యాలెన్స్ నగదుకు అనేక సర్దుబాట్లను కలిగి ఉంది, దాని రికార్డులను బ్యాంకుతో అమరికలోకి తీసుకురావడానికి కంపెనీ సూచించాలి.
నగదు రిజిస్టర్ టేప్. నగదు అమ్మకాలకు సాక్ష్యంగా దీనిని ఉపయోగించవచ్చు, ఇది అమ్మకపు లావాదేవీల రికార్డింగ్‌కు మద్దతు ఇస్తుంది.
క్రెడిట్ కార్డు రసీదు. చిన్న నగదు నుండి నిధుల పంపిణీకి ఇది సాక్ష్యంగా ఉపయోగపడుతుంది.
లాక్బాక్స్ చిత్రాలను తనిఖీ చేయండి. ఈ చిత్రాలు వినియోగదారుల నుండి నగదు రసీదుల రికార్డింగ్‌కు మద్దతు ఇస్తాయి.
ప్యాకింగ్ స్లిప్. ఇది కస్టమర్‌కు రవాణా చేయబడిన అంశాలను వివరిస్తుంది మరియు అమ్మకపు లావాదేవీల రికార్డింగ్‌కు మద్దతు ఇస్తుంది.
అమ్మకాల ఉత్తరువు. ఈ పత్రం, బిల్లు లాడింగ్ మరియు / లేదా ప్యాకింగ్ జాబితాతో కలిపి, కస్టమర్‌ను ఇన్వాయిస్ చేయడానికి ఉపయోగించవచ్చు, ఇది అమ్మకపు లావాదేవీని ఉత్పత్తి చేస్తుంది.
సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్. ఇది ఒక సోర్స్ డాక్యుమెంట్, ఇది సరఫరాదారునికి నగదు, చెక్ లేదా ఎలక్ట్రానిక్ చెల్లింపును జారీ చేయడానికి మద్దతు ఇస్తుంది. సరఫరాదారు ఇన్వాయిస్ ఖర్చు, జాబితా అంశం లేదా స్థిర ఆస్తి యొక్క రికార్డింగ్‌కు మద్దతు ఇస్తుంది.
టైమ్ కార్డ్. ఇది ఉద్యోగికి చెల్లింపు చెక్ లేదా ఎలక్ట్రానిక్ చెల్లింపు జారీ చేయడానికి మద్దతు ఇస్తుంది. ఉద్యోగుల గంటలు కస్టమర్లకు బిల్ చేయబడుతుంటే, అది కస్టమర్ ఇన్వాయిస్‌ల సృష్టికి కూడా మద్దతు ఇస్తుంది.
ఉదాహరణకు, ఒక సంస్థ కన్సల్టింగ్ వ్యాపారంలో ఉంది. ఇది ఉద్యోగుల టైమ్‌షీట్‌ల నుండి గంటలు పనిచేసే సమాచారాన్ని సేకరిస్తుంది, తరువాత ఇది కస్టమర్ ఇన్‌వాయిస్‌లలో చేర్చబడుతుంది, దీని ఫలితంగా అమ్మకం మరియు ఖాతాలు స్వీకరించదగిన లావాదేవీ ఏర్పడతాయి. అందువల్ల, ఈ పరిస్థితిలో, టైమ్‌షీట్ అమ్మకపు లావాదేవీకి మూల పత్రం.
అకౌంటింగ్ వ్యవస్థలో సోర్స్ పత్రాలు సరిగా నమోదు చేయబడని ప్రమాదాన్ని తగ్గించడానికి అనేక నియంత్రణలు ఉపయోగపడతాయి. ముందస్తు సంఖ్య పత్రాలను ఉపయోగించడం చాలా సాధారణ నియంత్రణలలో ఒకటి, తద్వారా తప్పిపోయిన పత్రాలను గుర్తించడం సులభం. ఇంకొక నియంత్రణ ఏమిటంటే, కొన్ని పత్రాలు రికార్డ్ చేయబడలేదా, లేదా ఖాతాలలో నమోదు చేయబడిన కొన్ని లావాదేవీలు ఏవైనా సహాయక మూల పత్రాలను కలిగి లేనట్లయితే, ఖాతాల్లోని బ్యాలెన్స్‌లను సహాయక మూల పత్రాలతో సరిచేయడం.
కొన్ని నిబంధనలను కొన్ని సంవత్సరాలు అలాగే ఉంచాలని వివిధ నిబంధనలు నిర్దేశిస్తాయి. నిబంధనలతో సంబంధం లేకుండా ఈ పత్రాలను నిలుపుకోవడం కూడా వివేకం కావచ్చు, దావా వేసినప్పుడు సాక్ష్యాలను అందించడం లేదా మంచి కస్టమర్ సేవను అందించడం. ఈ కారణాల వల్ల, ఒక సంస్థ నిర్దిష్ట సంఖ్యలో సంవత్సరాలు గడిచే వరకు చిన్న ముక్కలు చేయడం లేదా మూల పత్రాల తొలగింపు యొక్క ఇతర రూపాలను ఖచ్చితంగా నియంత్రించే ఒక పత్రం నాశనం విధానాన్ని అనుసరించాలి.
