పేరోల్ విధానం
పేరోల్ యొక్క ప్రాసెసింగ్ అనేక ప్రదేశాలలో లోపాలను ఉత్పత్తి చేస్తుంది, ఇది అనేక నియంత్రణలను కలిగి ఉన్న ఒక వివరణాత్మక ప్రాసెస్ ప్రవాహాన్ని కోరుతుంది. పేరోల్ పునరావృత ప్రాతిపదికన స్థిరంగా నిర్వహించబడుతుందని నిర్ధారించడానికి ఈ విధానం ఉపయోగపడుతుంది. మాన్యువల్, కంప్యూటరైజ్డ్ లేదా అవుట్సోర్స్ పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ సొల్యూషన్స్ వాడకానికి సంబంధించిన తేడాలు ఉండవచ్చు కాబట్టి, వాస్తవ ప్రక్రియ ప్రవాహం క్రింద పేర్కొన్న దశల నుండి కొంతవరకు మారవచ్చు. బాధ్యతలు మరియు ప్రాథమిక నియంత్రణలతో సహా ప్రక్రియ యొక్క చాలా వెర్షన్ క్రింది విధంగా ఉంటుంది:
ఉద్యోగి మాస్టర్ ఫైల్‌ను నవీకరించండి. పేరోల్ గుమస్తా ఉద్యోగుల సమాచారంలో మార్పుల నోటిఫికేషన్‌ను అందుకుంటుంది, ఇది పేరోల్ యొక్క ప్రాసెసింగ్‌ను ప్రభావితం చేస్తుంది, మినహాయింపులను నిలిపివేయడం మరియు పే రేటు మార్పులు. ఈ మార్పులతో పేరోల్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లో ఉద్యోగి మాస్టర్ ఫైల్‌ను నవీకరించండి.
పే వ్యవధిని సెట్ చేయండి. పేరోల్ మాడ్యూల్ సరైన పే వ్యవధి కోసం సెట్ చేయబడిందని ధృవీకరించండి.
పని చేసిన సమయాన్ని నమోదు చేయండి. పేరోల్ విధానంలో ప్రతి ఉద్యోగి పనిచేసే రెగ్యులర్ మరియు ఓవర్ టైం గంటల మొత్తాన్ని నమోదు చేయండి. సంస్థ పేరోల్‌ను మాన్యువల్‌గా లెక్కిస్తే, ఈ దశ మరియు తదుపరి దశ అవసరం లేదు. సంస్థ తన సమయపాలన సమాచారాన్ని సమీకరించటానికి కంప్యూటరీకరించిన సమయ గడియారాలను ఉపయోగిస్తుంటే, ఆ సమాచారం నేరుగా పేరోల్ సాఫ్ట్‌వేర్‌లోకి పంపబడుతుంది.
మాన్యువల్ చెల్లింపులను నమోదు చేయండి. పేరోల్ వ్యవస్థలో ఇంకా నమోదు చేయని మాన్యువల్ పేచెక్స్ మొత్తాలను నమోదు చేయండి. ఇవి మునుపటి కాలాల నుండి చెల్లింపు సర్దుబాట్లు లేదా ప్రారంభ నియామకానికి లేదా ఉద్యోగుల తొలగింపుకు సంబంధించిన చెల్లింపులు కావచ్చు.
ముగింపు చెల్లింపును లెక్కించండి. సంస్థను విడిచిపెట్టిన ఏ ఉద్యోగికి చెల్లించని మొత్తాన్ని మాన్యువల్‌గా లెక్కించండి, వారి ఉపయోగించని సెలవు సమయం మరియు విడదీసే చెల్లింపుతో సహా. ఇది సాధారణంగా సంస్థను స్వచ్ఛందంగా విడిచిపెట్టిన ఉద్యోగులను మాత్రమే కలిగి ఉంటుంది, ఎందుకంటే బలవంతపు రద్దులకు సాధారణ పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ వ్యవధికి వెలుపల వచ్చే తక్షణ చెల్లింపులు అవసరం.
తగ్గింపులను మార్చండి. వైద్య భీమా, అలంకారాలు మరియు స్వచ్ఛంద రచనల వంటి ఉద్యోగుల వేతనం నుండి ప్రామాణిక తగ్గింపులకు ఏవైనా మార్పులను నమోదు చేయండి.
పే లెక్కించండి. ఈ కాలానికి సంబంధించిన అన్ని చెల్లింపు లెక్కలను సాఫ్ట్‌వేర్ ప్రాసెస్ చేయండి. సంస్థ మాన్యువల్‌గా చెల్లింపును లెక్కిస్తే, ఫెడరల్ మరియు రాష్ట్ర ప్రభుత్వాలు అందించిన పన్ను పట్టికలను ఉపయోగించి సరైన పన్ను విత్‌హోల్డింగ్స్‌ను నిర్ణయించండి.
నివేదికలను సమీక్షించండి. పేరోల్ లెక్కలు అవుట్సోర్స్ చేయబడితే లేదా పేరోల్ సాఫ్ట్‌వేర్‌ను ఉపయోగిస్తుంటే, కింది నివేదికలను ముద్రించి లోపాల కోసం అంతర్లీన లావాదేవీలను సమీక్షించండి. ఈ సమస్యలు సరిదిద్దబడే వరకు పేరోల్‌ను మళ్లీ ప్రాసెస్ చేయండి.
ప్రతికూల తగ్గింపుల నివేదిక (డేటా ఎంట్రీ లోపం లేదా మోసాన్ని సూచిస్తుంది)
ప్రతికూల పన్నుల నివేదిక (డేటా ఎంట్రీ లోపం లేదా మోసాన్ని సూచిస్తుంది)
ప్రాథమిక పేరోల్ రిజిస్టర్ (లోపాలను గుర్తించడానికి ఉపయోగించే కీలక పత్రం)
చెల్లించిన వేతనాల క్రమబద్ధీకరించబడిన జాబితా (పనికిరాని గంటలు లేదా వేతన రేట్లు గుర్తించడానికి అధిక లేదా తక్కువ వేతన మొత్తాలపై దృష్టి పెట్టండి)
డిపార్ట్మెంట్ వారీగా పేరోల్ వ్యయం యొక్క ట్రెండ్ లైన్ (తప్పు విభాగానికి వేతనాలు వసూలు చేయడాన్ని సూచిస్తుంది)
చెల్లింపులను జారీ చేయండి. నివేదికల విశ్లేషణ తదుపరి లోపాలు లేవని సూచించిన తర్వాత, ఉద్యోగులకు చెల్లింపులను ప్రాసెస్ చేయండి.
ఇష్యూ నిర్వహణ నివేదికలు (ఐచ్ఛికం). ఇప్పుడే పూర్తయిన పేరోల్‌కు సంబంధించిన నిర్వహణకు పేరోల్ నివేదికలను జారీ చేయండి. అటువంటి నివేదికలకు ఉదాహరణలు ఉద్యోగి ఓవర్ టైం యొక్క ధోరణి మరియు విభాగం వారీగా పరిహార ఖర్చుల ధోరణి.
డేటాను బ్యాకప్ చేయండి. పేరోల్ పూర్తయిన తర్వాత, దానికి సంబంధించిన డేటాను బ్యాకప్ చేయండి. పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ అవుట్సోర్స్ చేయబడితే, ఇది సరఫరాదారు చేత నిర్వహించబడుతుంది. అంతర్గత సాఫ్ట్‌వేర్ ఉపయోగిస్తుంటే, డేటాను ఆర్కైవ్ చేయండి. మాన్యువల్ సిస్టమ్ ఉపయోగించబడితే, పేరోల్ రిజిస్టర్‌ను లాక్ చేసిన నిల్వలో ఉంచండి.
వ్యవధిని లాక్ చేయండి. అనధికార మార్పులను నివారించడానికి, ఇప్పుడే పూర్తయిన కాలానికి పేరోల్ మాడ్యూల్‌లో పే వ్యవధిని లాక్ చేయండి. ఇది తప్పనిసరిగా దశ 2 వలె ఉంటుంది; చెల్లింపు వ్యవధిని లాక్ చేయడం ద్వారా, మేము తదుపరి వేతన కాలానికి ముందుకు వెళ్తున్నాము.
పన్నులు జమ చేయండి. పేరోల్ పన్నులను జమ చేయండి మరియు ప్రభుత్వానికి వారి ప్రసారాన్ని ధృవీకరించండి. కంపెనీ తన పేరోల్ ప్రాసెసింగ్‌ను అవుట్సోర్స్ చేసి ఉంటే, ఈ దశను సరఫరాదారు నిర్వహిస్తారు.
టైమ్‌కార్డులను నిల్వ చేయండి. పేరోల్ విభాగం దగ్గర టైమ్ కార్డులను ఫైల్ చేయండి. ఉద్యోగులు వారి వేతనాన్ని ప్రశ్నించడం చాలా సాధ్యమే, ఈ సందర్భంలో ఇటీవలి సమయ కార్డులు సమీక్ష కోసం సులభంగా అందుబాటులో ఉండాలి. ఒకటి లేదా రెండు నెలల తరువాత, టైమ్ కార్డులను దీర్ఘకాలిక నిల్వకు మార్చవచ్చు.
లోపాలను పరిశోధించండి. పేరోల్ ప్రాసెసింగ్ సమస్యలు ఉంటే, ఉద్యోగులు వాటిని కనుగొంటారని నిర్ధారించుకోండి! ఎదుర్కొన్న అన్ని లావాదేవీ లోపాలను పరిశోధించండి మరియు వాటి నిరంతర సంఘటనను తగ్గించడానికి మార్పులను ప్రారంభించండి. ఇది విధానాల మార్పు లేదా కొత్త నియంత్రణలను విధించడం కలిగి ఉండవచ్చు.
